Dentro de lo que en general se define como “bienes culturales” el archivo ocupa un lugar relevante y preeminente.
Este es el punto de vista y las perspectivas del nuevo Archivo Liberiano, que hoy se presenta a los estudiosos de todo el mundo tras haber renovado sus locales, equipos y administración.
Dicho esto y antes de ofrecer una descripción del nuevo orden archivístico consideramos oportuno resumir brevemente las fases históricas que a partir de 1650 han caracterizado su desarrollo.
En torno a la segunda mitad del siglo XVII el Archivo de Santa María la Mayor, que según una antigua tradición siempre había estado unido a la oficina del camarlengo, o a la del secretario del Cabildo, adquiere independencia configurándose, en el complejo organigrama de los servicios de la Basílica, como oficina capitular autónoma.
El gran incremento de documentos durante los últimos años hizo necesaria su separación de cualquier otra oficina y sobre todo dar la gestión del servicio a un canónigo archivero normalmente ayudado por coadjutores.
Desde aquella lejana fecha hasta nuestros días los archiveros han sido ochenta, y gracias a su obra, pasión y competencia podemos conocer acontecimientos y hechos del pasado después de más de cuatro siglos. Uno los primeros archiveros que dejaron una huella tangible del complejo cuadro histórico-documental que existía en 1655 en la Basílica de Santa María la Mayor fue Giovanni Muti, autor de un pequeño legajo que, formado por nueve fascículos, contiene un atento y detallado análisis de los documentos conservados. Después de otros notables trabajos de inventario archivístico realizados por insignes estudiosos del pasado como Antonio Gentili (1731), Francesco Ascevolini (1764), Giovanni Lercari (1765), entre 1861 y 1863 Luigi Pericoli dio un nuevo planteamiento de la estructura archivística.
Entre el último cuarto del siglo XIX y principios del XX llegaron  a los locales donde se guardaba ya el enorme volumen documental del Archivo Capitular más documentos como los papeles del archivo de la Capilla Sixtina, los del Colegio Paulino, los del Colegio de los Beneficiados y 120 carpetas de partituras manuscritas que formaban la Capilla Musical.

Por disposición de S. S. Papa Pío XI, en mayo de 1939, el fondo documental antiguo del Archivo Liberiano, hasta el siglo XV incluido, fue trasladado a la Biblioteca Vaticana para formar el “Fondo Santa María la Mayor”.

Después de los numerosos traslados realizados durante el último siglo, en diciembre de 1970 el archivo halló una colocación apropiada en un apartamento del entresuelo. Algunos escritos del padre Jean Coste, a quien el entonces Prefecto archivero, Mons. Angelo Martinelli, mandó organizar todo el fondo, nos permiten conocer la realidad de estos ambientes que aunque tenían techos bajos, ofrecían espacios útiles para realizar una atenta y cuidadosa distribución de los documentos.

Para cambiar los deteriorados estantes de madera, altos, incómodos y carcomidos, como los describía Coste, se compró una nueva estantería metálica según los entonces modernos criterios archivísticos. Las estructura metálica, que contaba con 280 estantes adosados a lo largo de las paredes de seis locales diferentes, acogió la totalidad del fondo documental reorganizado y catalogado completamente por Coste. En la práctica, esta era la primera vez que el fondo Liberiano substituía los viejos “legajos de archivo” con una actualizada “Guía Topográfica” que por cada documento ponía en evidencia su número de estante, el tipo de documento, sus límites cronológicos y su respectivo número de colocación.

En la Guía Topográfica, dotada también de apropiado “Índice alfabético” de los nombres, con el fin de optimizar la búsqueda del documento, no aparece la parte del Fondo documental antiguo (hasta el siglo XV incluido) según las anteriores disposiciones promulgadas por el papa Pío XI en 1939. Seis años después de su colocación en el entresuelo, exigencias de vario tipo determinaron otra mudanza del Archivo, que fue trasladado a algunas habitaciones adyacentes a la Sala de los Papas, locales que fueron su sede definitiva.

Por desgracia, con el enésimo traslado del Archivo se perdieron las referencias topográficas de la Guía elaboradas por Coste durante la anterior reorganización.

Esta situación atípica duró hasta 1993, cuando el entonces Arcipreste de la Basílica, el cardenal Ugo Poletti, quiso que el Prefecto Archivero, Mons. Elio Venier, realizara un nuevo inventario y una catalogación definitiva del todo el fondo documental.

 En concomitancia con los trabajos de inventario y catalogación del fondo, el Servicio Técnico del Vaticano ha llevado a cabo intervenciones estructurales resolutivas en los locales, aún hoy en fase de ampliación bajo la supervisión directa del actual Prefecto del Archivo, Mons. Michele Jagosz. Las obras de reforma han creado espacios idóneos tanto en lo que se refiere a los principios de conservación y manutención de los documentos como a su valorización y uso.